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2010年5月20日 (木)

ライフハック:自宅の郵便物をワークフロー化

我が家に日々送られてくる郵便物ですが重要な物もあれば、そーでない物も。

新居に移った関係もあって特に手続き系の書類が増えたにも関わらず、それを捌く時間も無くレターボックスがカオスな状況に。

レターボックスがカオス化
 ↓
結果、溢れた郵便物がダイニングのテーブルなんかにも放置される事に・・・。
 ↓
支払いしなきゃいけないはずだけど、払込票が入った封筒ってどこだ?

と、ヤバい状況に陥る寸前だったので「こりゃイカン!」と我が家における郵便物の取り扱いをワークフロー化する事にしました。

用意したのは100均のボックスファイル×5個。

それぞれのボックスファイルに「新着」「要確認」「要支払」「保管(通常)」「保管(重要)」と見出しを書きます。

んで、奥さんがポストから取り出した郵便物をとりあえず「新着」に突っ込んでもらい、私は帰宅してから「新着」内の郵便物を確認してそれぞれのボックスファイルに振り分けます。

で、「新着」以外の各ボックスファイル役割は以下の通り

【要確認】

  • 毎月送られてくる請求書の類で自動引き落としになっている郵便物。
  • 内容を確認したら直ぐに破棄出来る物。

【要支払】

  • 払込表付き請求書や各税金など支払行為を自分で行う必要がある郵便物。

【保管(通常)】

  • 冊子やカタログなどある程度の期間は内容を参照する郵便物。
  • 要確認だか優先度の低い郵便物。
  • 「保管」と言ってもある程度の期間で整理する。

【保管(重要)】

  • 保険の控除証明書などあとで必要となる郵便物。
  • 記入後返信が必要となる郵便物。
  • あとでファイリングが必要になりそうな郵便物。
  • 「保管」と言ってもある程度の期間で整理する。
  • ただし、「保管(通常)」よりは整理頻度は低い。
  • 手続き上の郵便物は事が済めば勝手に無くなるはず。

これにより必要な郵便物の場所が特定できるのはもちろん、届いた郵便物は必ず新着に突っ込んどく事で紛失を未然に防げますし、奥さんが郵便物の到着を私に伝達し忘れても私が新着ボックスを覗いて確認すれば気付く事ができます。

ちなみにボックスファイルを選んだのはA4の冊子や封筒など様々な大きさの郵便物を放り込みやすい上に郵便物が崩れにくい事を考慮したためです。

また、大きな書類が溜まってくると見た目が悪くなるので「早く捌こう」とスボラな私の重い腰を起こすきっかけになる狙いもあります。

問題はボックスファイルを5つも並べるので場所を取ること。

でも、スタックできるファイルスタンドは開いてる口が前を向いているので何かの拍子に郵便物が混ざったりしそーだし、引き出しタイプだとキレイに収まりすぎちゃって「早く捌こう」と言う気が起きなさそーなんですよねぇ。(^^;A

「新着」「要確認」「要支払」は短期間に処理しなきゃならないのでスタックできるファイルスタンドでも良いかもしんないけど。

あと、ボックスファイルは安定して自立するヤツがオススメです。
でも、紙製だと封筒が隠れちゃって放置する事になりかねないので中身が少し透けて見える材質の方が良いかもしれません。

以上、ちょっとしたライフハックでした。
多分、他にもっと洗練されたやり方があると思うけどね。

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